苏州人力资源档案是指由政府人力资源公共服务机构、用人单位或经批准的第三方服务机构在人力资源管理活动中形成，对个人职业发展、企业用工管理及政府人才服务具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，作为苏州人才服务体系的重要组成部分，人力资源档案不仅是个人职业经历的“浓缩镜像”，更是企业合规用工的“重要凭证”，政府精准施策的“数据基石”，在苏州经济转型升级和人才强市战略背景下，规范人力资源档案管理对优化营商环境、促进人才流动、保障劳动者权益具有重要意义。
苏州人力资源档案管理实行“政府主导、分级负责、社会参与”的模式，市人力资源和社会保障局统筹全市档案管理工作，下设苏州市人才服务中心、苏州市就业管理服务中心等机构，分别负责流动人员档案、就业人员档案的专业化管理；各区（县）人社部门设立相应的档案管理服务机构，承担属地档案接收、保管和服务职能；用人单位（企业、事业单位、社会组织）负责本单位在职员工档案的建立、材料收集和日常维护；经人社部门备案的人力资源服务机构可受委托提供档案托管服务，这种多元协同的管理体系，既保障了档案管理的权威性，也提升了服务覆盖面。
人力资源档案的内容构成丰富多样,涵盖个人职业全生命周期的关键信息，根据《苏州市流动人员人事档案管理服务办法》，档案材料主要分为以下类别：
| 档案类别 | 说明 | |
|---|---|---|
| 基本信息类 | 身份证复印件、学历学位证书原件及复印件、职业资格证书/专业技术职称证书原件及复印件、就业报到证（应届生）、户籍证明材料 | 确认个人身份、学历资质、户籍信息，是档案的基础信息，影响就业、落户等资格 |
| 劳动关系类 | 劳动合同书、录用登记材料、离职证明（或解除/终止劳动合同证明）、社保缴费记录、工资发放凭证、住房公积金缴存记录 | 记录个人与用人单位的劳动关系存续情况，是劳动争议仲裁、社保待遇核算的重要依据 |
| 考核评价类 | 年度/季度绩效考核表、奖惩决定（表扬、晋升、处分等）、民主评议材料、岗位变动审批表 | 反映个人在工作中的表现和发展轨迹，为企业选拔任用、薪酬调整提供参考 |
| 培训经历类 | 专业技能培训证书、继续教育证明（如学时证明、结业证书）、职业培训补贴申请材料 | 体现个人职业能力提升情况，符合苏州对技能人才培养的政策导向 |
| 其他类 | 党团组织关系材料、入伍/退伍证明、出国（境）审批材料、工伤认定及劳动能力鉴定上文归纳 | 涵盖个人政治面貌、特殊经历及权益保障相关内容，完善档案信息的全面性 |
档案管理遵循“集中统一、分类管理、安全保密、规范高效”原则，流程覆盖“建、管、用、转”全生命周期，建立环节：个人入职时，用人单位需收集其入职材料（如身份证、学历证明、劳动合同等），建立初始档案，并在30日内向属地档案管理机构备案；流动人员（如灵活就业人员、失业人员）可在线上（“苏周到”APP）或线下（人才服务中心窗口）提交材料，申请档案托管，接收环节：档案管理机构对提交材料进行审核，核对材料真实性和完整性，符合条件的予以接收并出具档案接收证明，同步录入“智慧苏州人社”档案管理系统，转递环节：个人跨地区、跨单位就业时，需通过“江苏省流动人员人事档案管理服务系统”发起转递申请，档案管理机构通过机要通信或EMS快递（需密封并加盖骑缝章）转递，严禁个人自带档案，保管环节：档案实行“一人一档”编号管理，存放于符合国家标准的档案库房（配备防火、防潮、防虫、防盗设施），定期进行档案清点和数字化备份，保管期限根据材料类型确定（如劳动合同保管至合同终止后2年，学历证书永久保管），利用环节：个人因升学、就业、退休等需查阅档案的，可持本人身份证及单位证明（在职人员）或身份证（失业人员）申请，档案管理机构提供复印服务并加盖公章；用人单位因工作需要查阅员工档案的，需出具单位介绍信及经办人身份证，经档案管理机构审核后查阅，销毁环节：对于超过保管期限且无保存价值的材料（如临时通知、普通函件等），由档案管理机构编制销毁清册，经人社部门审批后，由2人以上监销，并做好销毁记录。
近年来,苏州大力推进人力资源档案数字化建设，依托“智慧苏州人社”平台构建“互联网+档案服务”体系，全市流动人员档案电子化率已达95%以上，实现档案材料在线提交、实时审核、动态更新，市民可通过“苏周到”APP“档案服务”模块，在线查询档案状态、办理档案转递、开具档案证明，部分业务实现“秒批”，档案管理系统与社保系统、学历验证系统、职称评审系统互联互通，数据共享率达90%，有效减少了“证明多、跑腿多”问题，在数据安全方面，采用区块链技术确保档案材料不可篡改，通过权限分级管理（管理员、经办员、查询员）和操作日志记录，保障个人隐私和信息安全。
尽管苏州人力资源档案管理取得显著成效,但仍面临一些现实问题，一是档案材料缺失现象普遍，部分流动人员因多次工作变动，学历认证、工作经历证明等材料不全，影响档案完整性；二是“弃档”问题突出，部分灵活就业人员或异地就业人员对档案重要性认识不足，档案长期未更新，形成“死档”；三是跨区域转递效率有待提升，部分城市档案管理政策不统一，转递流程仍需线下补充材料；四是企业档案管理不规范，部分中小企业对档案材料收集不及时、归档不标准，导致档案信息滞后；五是数字化安全风险，随着档案电子化程度提高，数据泄露、系统故障等风险需持续防范，对此，苏州正通过加强政策宣传（如“档案知识进社区”活动）、简化转递流程（推行“跨省通办”）、推广企业档案管理培训、升级系统安全防护等措施逐步解决。
FAQs
问题1：流动人员在苏州如何办理档案托管？
解答：流动人员（非苏州户籍、在苏州灵活就业或未就业）办理档案托管需满足条件：具有完全民事行为能力，档案材料真实完整，办理材料：本人身份证原件及复印件、学历学位证书原件及复印件、就业失业登记证（失业人员提供）、近期一寸免冠照片2张，办理流程：①线上办理：登录“苏周到”APP，进入“人社服务”-“档案托管”，填写信息并上传材料，等待审核（一般3-5个工作日）；②线下办理：携带材料至户籍地或居住地所在区人才服务中心窗口，填写《流动人员人事档案托管申请表》，审核通过后领取档案托管卡，注意事项：档案需通过原存档机构机要转递，个人自带档案不予接收。
问题2：企业员工档案材料不全怎么办？
解答：企业发现员工档案材料不全时，应首先联系员工补充缺失材料（如学历认证需通过“学信网”打印学历证书电子注册备案表，工作经历证明需原单位盖章），若材料确实无法补充（如原单位倒闭、员工离职后失联），企业需出具《情况说明》（加盖公章），详细说明材料缺失原因及已采取的补救措施，随档案一并存放，并在后续材料收集中及时补齐，企业应建立档案材料收集台账，定期（如每季度）检查档案完整性，避免类似问题再次发生。
