郑州作为国家中心城市和中原城市群核心引擎,人力资源规模庞大、流动活跃，人力资源档案管理作为人才服务的重要基础，不仅关系到个人就业、社保、职称评定等切身利益，也影响着企业人才引进、政府决策效能和区域人才生态建设，近年来，郑州围绕“放管服”改革和“智慧郑州”建设，持续推进人力资源档案管理规范化、信息化、便捷化，形成了覆盖广泛、服务多元的管理体系。
人力资源档案管理的核心内容与分类
人力资源档案管理是对个人及单位在人力资源活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录进行系统收集、整理、保管、利用的过程，根据管理主体和对象，可分为个人档案和企业（单位）档案两大类。
（一）个人档案
个人档案是记录员工学习、工作、奖惩、社保等经历的重要载体，是个人职业身份的“电子身份证”，在郑州，个人档案主要包括以下材料：
- 基础信息类：履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料（如毕业生登记表、成绩单）、职业技能材料（职业资格证、技能等级证书）等；
- 工作经历类：录用材料、劳动合同、任免聘用材料、工资变动材料、出国（境）审批材料等；
- 奖惩类：奖励材料（劳动模范、优秀员工等荣誉证书）、处分材料（违法违纪处理决定）等；
- 社保福利类：养老保险、医疗保险、失业保险等缴费记录，住房公积金缴存证明，退休审批材料等；
- 其他类：党团材料、档案审核材料（如档案专项审核表）、身份认定材料等。
（二）企业（单位）档案
企业档案是用人单位在人力资源招聘、培训、考核、薪酬、离职等活动中形成的档案，主要用于内部管理和合规运营，核心内容包括：员工花名册、招聘登记表、培训记录、绩效考核结果、薪酬发放台账、离职证明、劳动合同备案材料等。
为明确档案材料范围,郑州市人社部门制定了《郑州市人力资源档案材料归档清单》，以下是个人档案核心材料示例：
| 材料类别 | 备注 | |
|---|---|---|
| 学历学位材料 | 毕业生登记表、成绩单、学位授予证明、学历认证报告 | 需加盖学校公章 |
| 工作经历材料 | 劳动合同、离职证明、录用审批表、工作调动函 | 需原单位盖章确认 |
| 职称技能材料 | 专业技术职务评审表、职业资格证书、技能等级证书 | 证书需在“国家职业资格证书全国联网查询”可查 |
| 社保缴费材料 | 养老保险个人账户对账单、医疗保险缴费凭证 | 由社保机构出具 |
| 奖惩材料 | 荣誉称号证书、表彰决定、处分决定 | 处分材料需附相关证明文件 |
人力资源档案管理流程与规范
郑州市人力资源档案管理遵循“集中统一、分级负责、真实准确、安全保密”原则，流程覆盖“收集—整理—保管—利用—转递”全链条。
（一）档案收集与整理
档案收集采取“主动收集+定期补充”模式，个人档案由存档机构（如人才市场、职介中心）通过毕业生报到、就业调动、职称评审等渠道主动收集；企业档案由人力资源部门在员工入职、离职、晋升等环节及时归档，整理阶段需对材料分类、排序、编页、装订，建立电子目录，确保材料齐全、分类清晰、无涂改痕迹。
（二）档案保管与安全
保管实行“电子+实体”双轨制，实体档案存放于符合国家标准的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗设备；电子档案通过“郑州市人力资源档案管理系统”存储，采用加密技术和异地备份，确保数据安全，郑州市已建成市级人力资源档案数据中心，存储量超500万份，实现档案信息实时更新和动态管理。
（三）档案利用与转递
档案利用需严格权限管理,个人因求职、考研、社保办理等需求查阅档案，需持身份证、单位证明（或授权委托书）申请；企业因员工录用、背景调查等需求查阅，需提供营业执照、员工授权书及双方签订的劳动合同，档案转递通过“机要通信”或“专人送达”方式，严禁个人自带，确保档案流转安全。
郑州人力资源档案管理的实践与挑战
（一）创新实践
- 数字化转型加速：依托“郑好办”APP和河南省人力资源社会保障公共服务平台，开通档案线上查询、转递、证明打印等服务，2023年线上办理量占比达65%，平均办理时限缩短至3个工作日。
- “跨省通办”全覆盖：与京津冀、长三角等20余个城市建立档案互认机制，实现异地就业档案“一站式”转递，解决流动人员“档案多地跑”问题。
- 服务下沉基层：在县（市、区）设立档案服务窗口，在社区、高校设立代办点，提供“就近办”“上门办”服务，年均服务超100万人次。
（二）面临挑战
- 档案材料“碎片化”：部分流动人员因工作变动频繁、原单位管理不规范，导致档案材料缺失（如离职证明未归档、学历材料未认证），影响档案完整性。
- 信息化水平不均衡：部分中小企业和基层单位仍以纸质档案管理为主，与市级数字化平台存在数据壁垒，难以实现信息共享。
- 隐私保护风险：电子档案存储过程中，存在数据泄露风险，需进一步加强网络安全防护和权限管理。
优化建议
针对上述挑战,郑州可从三方面推进：一是强化部门协同，由人社、教育、公安等部门联合建立“材料联补”机制，简化档案补办流程；二是推动“智慧档案”升级，统一全市档案管理标准，实现中小企业档案数据接入市级平台；三是完善隐私保护制度，引入区块链技术确保档案数据不可篡改，建立档案安全责任追溯体系。
相关问答FAQs
Q1：个人档案丢失了怎么办？
A：若档案丢失，需及时联系原档案保管机构（如毕业院校、工作单位存档部门）开具档案遗失证明，然后按以下流程补办：（1）学历材料：联系毕业院校补办毕业生登记表、成绩单（需加盖学校公章）；（2）工作材料：到原工作单位或当地人社部门补办劳动合同、离职证明；（3）社保材料：到社保经办机构打印缴费记录，补齐材料后，可交由现档案托管机构（如郑州市人才市场）审核归档。
Q2：企业如何规范管理员工档案？
A：企业档案管理需做到“三统一、一确保”：一是统一档案管理制度，明确档案收集、保管、查阅流程，指定专人负责；二是统一档案存储方式，纸质档案存放在专用档案柜，电子档案加密存储并定期备份；三是统一档案更新机制，在员工入职、离职、晋升等环节及时归档材料；四是确保档案合规，严格遵守《中华人民共和国档案法》，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，员工离职时需按规定转递档案，确保档案真实完整。
